Pierwsze zamówienie hurtowe krok po kroku

Pierwsze zamówienie hurtowe karmy różni się od zwykłego zakupu w sklepie internetowym. Przed dodaniem produktów do zamówienia trzeba mieć aktywny dostęp B2B, znać uzgodnione warunki handlowe, sprawdzić minimum logistyczne oraz upewnić się, że magazyn jest przygotowany na przyjęcie dostawy. W przypadku większego zamówienia dochodzi także kwestia transportu paletowego, miejsca rozładunku i kontroli towaru przy odbiorze.

Poniżej przechodzimy przez cały proces krok po kroku: od rejestracji i przygotowania listy produktów aż do odbioru pierwszej dostawy. To instrukcja dla sklepów zoologicznych, sklepów internetowych, hurtowni oraz innych firm rozpoczynających współpracę handlową z marką Gaczoo.

Jak wygląda pierwsze zamówienie hurtowe karmy krok po kroku?

Pierwsze zamówienie hurtowe najlepiej podzielić na kilka etapów: rejestrację w systemie B2B, potwierdzenie warunków współpracy, przygotowanie asortymentu, kontrolę minimum logistycznego, złożenie zamówienia oraz odbiór dostawy. Taki schemat ogranicza ryzyko błędów charakterystycznych dla pierwszego zatowarowania.

Nie warto zaczynać od przypadkowego kompletowania dużej liczby produktów. Najpierw trzeba ustalić zasady handlowe i logistyczne obowiązujące konkretną firmę, ponieważ warunki współpracy, w tym minimalna wartość zamówienia, mogą być ustalane indywidualnie.

1. Zarejestruj firmę i uzyskaj dostęp do panelu B2B

Punktem startowym jest panel B2B Gaczoo, przeznaczony do obsługi zamówień biznesowych. Współpraca hurtowa dotyczy firm, dlatego podczas rozpoczęcia procesu trzeba przygotować dane działalności potrzebne do identyfikacji kontrahenta oraz ustalenia warunków handlowych.

Sama rejestracja nie powinna być traktowana jak zwykłe utworzenie konta konsumenckiego. Dostęp B2B służy do zakupów związanych z dalszą sprzedażą produktów, dlatego wcześniej dobrze przygotować NIP, dane adresowe firmy, adres dostawy, dane osoby odpowiedzialnej za zamówienia oraz informacje o kanale sprzedaży.

Jeżeli dopiero rozpoczynasz współpracę, przydatna jest również strona Zostań Dystrybutorem marki Gaczoo, na której znajdują się informacje dotyczące kontaktu handlowego i przejścia do systemu B2B.

2. Potwierdź warunki handlowe przed budowaniem koszyka

Przed przygotowaniem pierwszego zatowarowania ustal warunki obowiązujące właśnie Twoją firmę. Dotyczy to między innymi cen hurtowych, minimalnego poziomu zamówienia, sposobu dostawy, warunków płatności oraz innych ustaleń wynikających ze skali i modelu współpracy.

Nie należy zakładać, że każda firma otrzyma identyczne warunki. Jak opisano szerzej w poradniku o tym, jak zostać dystrybutorem karmy Gaczoo, minimalne zamówienia i pozostałe warunki współpracy są ustalane indywidualnie. Dlatego kwotę lub liczbę opakowań wymaganych przy pierwszym zakupie najlepiej potwierdzić przed finalizacją koszyka.

3. Sprawdź minimum logistyczne i sposób dostawy

Minimum logistyczne określa poziom zamówienia wymagany do realizacji dostawy na uzgodnionych warunkach. W przypadku współpracy z Gaczoo konkretna wartość nie jest publicznie wskazana jako jedna stała kwota dla wszystkich kontrahentów, dlatego należy sprawdzić ją w ramach swoich ustaleń handlowych.

Ma to znaczenie szczególnie przy pierwszym zakupie. Koszyk może być poprawnie przygotowany pod względem asortymentu, ale jednocześnie nie spełniać warunku ustalonego dla danej formy transportu. Przy większej dostawie trzeba także ustalić, czy towar zostanie wysłany na palecie oraz czy miejsce odbioru pozwala na jej bezproblemowe rozładowanie.

4. Zaplanuj pierwsze zatowarowanie zamiast zamawiać przypadkowe produkty

Pierwsze zamówienie hurtowe karmy powinno dać możliwość sprawdzenia rzeczywistej rotacji asortymentu. Zwykle lepiej objąć nim kilka logicznych grup produktów niż przeznaczyć większość budżetu na jeden wariant, którego sprzedaży sklep jeszcze nie zna.

W systemie B2B można przeglądać produkty oraz ich bieżącą dostępność. Przy układaniu pierwszego koszyka zwracaj uwagę nie tylko na cenę, ale również na serię produktową, gramaturę, wariant smakowy oraz liczbę sztuk potrzebnych do ekspozycji i utrzymania zapasu.

Sklep stacjonarny może potrzebować większej liczby wariantów widocznych na półce, natomiast e-commerce może łatwiej pracować na szerszej ofercie z mniejszym zapasem każdego SKU. Pierwsze zatowarowanie powinno odpowiadać modelowi sprzedaży, a nie wyłącznie dostępnemu budżetowi.

5. Dodaj produkty do koszyka i skontroluj zamówienie

Po ustaleniu asortymentu można przejść do właściwego składania zamówienia. Przed jego zatwierdzeniem sprawdź każdy produkt, liczbę opakowań, dostępność oraz końcową wartość koszyka.

Szczególnej uwagi wymagają podobne warianty tej samej linii. Przy większej liczbie pozycji łatwo pomylić gramaturę, smak lub liczbę sztuk. Kilka minut przeznaczonych na kontrolę koszyka jest prostsze niż późniejsze korygowanie dostawy lub struktury zapasu magazynowego.

6. Zweryfikuj dane dostawy przed wysłaniem zamówienia

Adres wysyłki powinien prowadzić dokładnie do miejsca, w którym firma może przyjąć towar. Przy dostawie paletowej samo podanie ulicy i numeru budynku może nie wystarczyć organizacyjnie.

Sprawdź możliwość dojazdu samochodu dostawczego, godziny pracy magazynu oraz dostępność osoby odpowiedzialnej za odbiór. Jeżeli rozładunek ma odbywać się w miejscu z utrudnionym dostępem, informację tę najlepiej przekazać wcześniej w ramach ustaleń dotyczących transportu.

7. Przygotuj magazyn na odbiór palety

Przed planowanym przyjazdem dostawy przygotuj wolną powierzchnię magazynową. Karma nie powinna czekać na zewnątrz ani pozostawać w miejscu narażonym na wilgoć, wysoką temperaturę lub uszkodzenia mechaniczne.

Produkty dobrze jest rozmieszczać według kategorii, wariantu i terminu przydatności. Przy kolejnych dostawach pomaga to stosować zasadę FEFO, czyli w pierwszej kolejności wydawać partie z najkrótszym pozostałym terminem przydatności.

8. Sprawdź paletę i towar przy odbiorze

Odbiór dostawy nie powinien ograniczać się do podpisania dokumentu przewoźnika. Przed potwierdzeniem odbioru obejrzyj paletę, folię zabezpieczającą oraz kartony i sprawdź, czy nie ma widocznych śladów uszkodzenia.

Jeżeli widzisz uszkodzenie, udokumentuj je zdjęciami i postępuj zgodnie z procedurą przewoźnika oraz uzgodnieniami z dostawcą. Kontrola wykonana w chwili odbioru ułatwia późniejsze wyjaśnienie ewentualnych rozbieżności.

Co sprawdzić po przyjęciu pierwszego zamówienia?

Po odbiorze pierwszej dostawy trzeba zweryfikować zgodność asortymentu, uporządkować towar w magazynie i zachować dokumentację zamówienia. Ten etap pozwala również przygotować lepszą strukturę kolejnego zakupu na podstawie rzeczywistej sprzedaży.

Porównaj dostarczone pozycje z zamówieniem, sprawdź liczbę opakowań i stan produktów, a następnie wprowadź towar do systemu magazynowego. Od początku dobrze notować, które warianty rotują najszybciej. Dzięki temu kolejne zamówienie nie będzie już opierało się wyłącznie na przewidywaniach.

Jeżeli przed pierwszym zakupem potrzebujesz szerszego wyjaśnienia zasad współpracy, pomocny będzie materiał dotyczący warunków współpracy dystrybucyjnej z Gaczoo. Samo zamówienie można następnie przygotować w panelu hurtowym B2B zgodnie z warunkami przypisanymi do konta firmy.

Najczęstsze pytania o pierwsze zamówienie hurtowe karmy

Pierwsze zamówienie B2B rodzi najwięcej pytań dotyczących minimum logistycznego, transportu, wielkości zatowarowania oraz odbioru palety. Poniżej znajdują się krótkie odpowiedzi na kwestie, które dobrze wyjaśnić jeszcze przed zatwierdzeniem pierwszego koszyka.

Czy przed pierwszym zamówieniem trzeba mieć konto B2B?

Tak, zakupy hurtowe powinny być realizowane przez kanał przeznaczony dla klientów biznesowych. Dostęp do panelu pozwala korzystać z informacji i warunków właściwych dla współpracy B2B.

Czy pierwsze zamówienie hurtowe ma określoną minimalną wartość?

Minimalna wartość zamówienia jest elementem warunków współpracy ustalanych indywidualnie. Przed przygotowaniem dużego koszyka najlepiej potwierdzić minimum obowiązujące konkretną firmę.

Co oznacza minimum logistyczne?

Minimum logistyczne to wymagany poziom zamówienia związany z jego ekonomiczną i organizacyjną realizacją. Może wpływać między innymi na możliwość zastosowania określonego sposobu transportu.

Czy pierwsze zamówienie karmy musi być dostarczone na palecie?

Nie każde zamówienie musi automatycznie oznaczać transport paletowy. Forma dostawy zależy od wielkości zamówienia oraz ustalonych warunków logistycznych.

Jak przygotować sklep na dostawę palety?

Trzeba zapewnić możliwość dojazdu, miejsce rozładunku oraz przestrzeń magazynową na towar. W godzinach dostawy powinna być obecna osoba mogąca sprawdzić i odebrać przesyłkę.

Ile produktów zamówić na pierwsze zatowarowanie?

Nie ma jednej właściwej liczby. Pierwszy zakup powinien uwzględniać skalę sprzedaży, powierzchnię magazynową, budżet i przewidywaną rotację poszczególnych wariantów.

Czy lepiej zamówić dużo jednego produktu czy więcej różnych wariantów?

Przy nieznanej jeszcze rotacji bezpieczniej jest rozsądnie rozłożyć zatowarowanie między kilka perspektywicznych pozycji. Duży zapas jednego SKU zwiększa ryzyko zamrożenia kapitału.

Co sprawdzić przed zatwierdzeniem koszyka B2B?

Sprawdź nazwy produktów, warianty, gramatury, ilości, dostępność oraz całkowitą wartość zamówienia. Zweryfikuj również adres dostawy i dane kontaktowe odbiorcy.

Co zrobić, jeśli produkt nie jest dostępny?

Nie warto automatycznie zastępować go dużą ilością przypadkowego wariantu. Lepiej ponownie przeanalizować strukturę koszyka lub ustalić dostępność interesującej pozycji.

Czy przy odbiorze trzeba sprawdzić paletę?

Tak. Należy obejrzeć zabezpieczenie przesyłki, kartony i stabilność ładunku oraz zweryfikować widoczne uszkodzenia przed zakończeniem odbioru.

Co zrobić, gdy kartony są uszkodzone?

Uszkodzenia najlepiej od razu udokumentować zdjęciami i zgłosić zgodnie z procedurą przewoźnika oraz dostawcy. Dokumentacja wykonana przy odbiorze ułatwia wyjaśnienie reklamacji transportowej.

Jak zaplanować drugie zamówienie hurtowe?

Drugie zamówienie powinno już uwzględniać dane z pierwszego okresu sprzedaży. Sprawdź rotację poszczególnych SKU, stan magazynu oraz zapas wystarczający do kolejnej planowanej dostawy.